お仕事によっては、社内や取引先相手などに英語でメールを送る機会がある方も多いのではないでしょうか。
今回は、ビジネスで英語メールを書く際に困らないように、基本となる「件名、書き出し、結び」の書き方についてご紹介します。
メールの書き方
- 挨拶
- 本文
- 締め・結び
- 終わりの挨拶
英文メールの書き出し・挨拶
初めて送る相手や、フォーマル・ビジネスに送りたいメールの場合は、日本語で言う「拝啓」にあたる表現として「Dear」や「Hello」を名前の前に書けばOKです。
その際、相手の名前の後に「カンマ」を付けるのを忘れないでください！
例：Dear Mr. Mouri,
例：Hello Ms. Kisaki,
相手の名前がわからない場合
会社名はわかっていても担当者の名前がわからない…。そんなこともあります。
そんなときは次のように書いてみてください。
- To Whom It May Concern:
この表現は、日本語で言う「ご担当者様」と同じような意味になります。それぞれの単語の頭は大文字、最後にコロンをつけるのを忘れないように気を付けてくださいね。
本文
初めてメールを書く相手の場合は、今回メールを書いた理由を書くようにしましょう。
簡単に自己紹介を書き「今回は~の件でメールをお送りしております」と書くようにしてください。このあたりは日本語でメールを書く際と同じマナーです。
いくつか参考フレーズをご紹介します。
- I’m writing with regard to~,「~の件についてメールをお送りいたします」
- I’m writing to let you know~,「~をお知らせするためにメールをお送りいたします」
- I’m writing in response to~,「~のお返事としてメールをお送りいたします」
本文については、特に決められた様式はありませんのでご自身で伝えたい内容を書いてください。
ただし、一文が長くならないよう、簡潔に短く書くことを意識してください。
日本語でも長すぎるメールだと読むのが億劫になってしまいます。段落なども上手く使ってみてください。
締め・結び
英語メールの結びでは、送信相手に送ったメールに対してどう対応してほしいのかを書くようにしてください。
こちらもいくつか参考フレーズをご紹介しますのでご自身にあったものを使ってみてください。
- I look forward to hearing from you soon. 「お返事をお待ちしています」
- Thank you in advance.「お礼を申し上げます」
- For further information, please do not hesitate to contact me.「さらに何か情報が必要な場合は、ご連絡ください」
終わりの挨拶
日本語でも「拝啓」を書いたら「敬具」を書きますね。英語も同様に、敬具にあたる表がありますのでこちらを忘れずに書いてくださいね。
この際、どの表現も「カンマ」を忘れずに書いてください。そして、この言葉のすぐ下に英語で署名を書いて完成です。
- Best regards,
- Kind regards,
- Yours sincerely,
まとめ
英語のビジネスメールの書き方をご紹介しました。
英語では日本語でいう「よろしくお願いいたします」という表現はなく、締めの挨拶を書けばOKです。
ぜひこちらの記事が参考になれば幸いです。